Відповідальність за використання та зберігання печаток і штампів, після видачі їх структурним підрозділам, покладається наказом керівника на працівників, які отримали такі печатки та штампи. Видача печаток і штампів реєструється в обліковому журналі.

Печатки і штампи можна видавати працівникам, відповідальним за їх використання та зберігання, тільки під підпис у журналі обліку печаток і штампів (розділ 10 Примірної інструкції з діловодства в державних організаціях).

Користування печатками в організації дозволяється тільки працівникам, спеціально призначеним наказом керівника. Право користування гербовою печаткою надається першим керівникам, посадовим особам із числа працівників служби ДОУ або фінансової служби.

Які документи потрібні для виготовлення печаток

1. Лист керівника установи про виготовлення Гербової печатки, завіреного його підписом та печаткою установи;
2. Документ, що підтверджує право на використання у печатці зображення державного герба РФ;
3. Копія свідоцтв про державну реєстрацію або акредитацію;