Будьте привітними і доброзичливими під час зустрічі, так ви налаштуєте учасників на миролюбний тон спілкування. Під час наради секретар може як бути присутнім і вести протокол, так і перебувати на своєму місці. Якщо секретарю доручено вести протокол наради, він має сидіти не за загальним столом переговорів, а осторонь.
Загалом, правила ефективних нарад можна сформулювати так:
- Поставте конкретну мету – навіщо ви проводите нараду … .
- Визначте, за допомогою яких прийомів проведення наради ви досягнете цієї мети.
- Встановіть час наради і добийтеся того, щоб вона не тільки почалася, а й закінчилася вчасно.
Можна вважати, що нарада пройшла ефективно, за умови, якщо:
- Цілі наради досягнуто
- Розглянуто весь порядок денний
- Запланована тривалість не перевищена
- Прийняті рішення доведені до виконавців
- Виконавці прийняли і зрозуміли, як виконувати рішення
До обов’язків секретаря входить: оповіщення учасників контроль за своєчасною явкою учасників наради з’ясування і доповідь керівнику про причини відсутності співробітників, які не прийшли